آخر

أسطورة تعدد المهام: كيف تكون أكثر إنتاجية

لا تنتظر من شخص آخر أن يفعل ذلك. وظف نفسك وابدأ في استدعاء اللقطات.





ابدأ مجانًا

ماذا يحدث عند تبديل الانتباه

أليشا: ديف كرينشو ، شكرًا جزيلاً لك على انضمامك إلينا ابدأ بك . أنت خبير إنتاجية. لدي الكثير لأتعلمه منك. أعلم أن الكثير من الأشخاص قد يواجهون صعوبة فيما يجب عليهم القيام به ، وتعدد المهام ، وكيفية إنجاز الأشياء. وأنت الرجل الذي يجيب على كل الأسئلة. لذا ، أشكركم على انضمامكم إلينا.

ديف: أوه ، سعيد لوجودي هنا ، أليشا.





أليشا: ديف ، لقد كان الأمر صعبًا حقًا- تله هو بخس-العام الماضي. نحن الآن في عام جديد ، والكثير من الناس يجدون أنفسهم يعملون من المنزل. حياة العمل عن بعد أصبحت القاعدة ، وهو أمر غريب جدًا ، لكنها كانت رائعة جدًا لبعض الناس.

تحدث معي قليلاً حول كيفية تطور منظورك للعمل عن بُعد وكذلك تعدد المهام والإنتاجية خلال العام الماضي أو نحو ذلك.


OPTAD-3

ديف: بالتأكيد. حسنًا ، أولاً وقبل كل شيء ، أنا شخص لديه عملت من المنزل لأكثر من 20 عامًا ، لذا فهي ليست منطقة غير مألوفة بالنسبة لي. لقد كنت أساعد الناس ، وخاصة رواد الأعمال ، والأشخاص الذين يستخدمون منتجك ، ليكونوا ناجحين ومركزين.

والتحدي الأكبر قبل هذا هو نفس التحدي الذي نواجهه الآن. تم تضخيمه & aposs فقط ، وهو مفتاح الاهتمام.

في كتابي، أسطورة تعدد المهام ، أتحدث عن كيف أن تعدد المهام بالطريقة التي يفكر بها معظم الناس بصدق غير موجود ولا يرتد. ما يحدث هو تبديل المهام ، مما يعني انتباهك ... إذا حاولت القيام بأشياء متعددة في نفس الوقت ، مثل الاستماع إلى هذا البودكاست أثناء كتابة رسالة بريد إلكتروني ، فأنت لا تفعل الأمرين معًا. أنت تقوم بالتبديل بسرعة ذهابًا وإيابًا.

لذا ، الآن ، نعم ، تضع الناس في وضع العمل من المنزل ، وتزيد فرص تحويل انتباهك. الآن ، لدينا أطفال يطلبون الاهتمام ، لقد جعلنا الكلب يريدنا أن نخرجه إلى الخارج. لقد حصلنا على كل هذه المدخلات المختلفة.

لذا من حيث أتيت علينا أن نبني إستراتيجية ،علينا أن نضع حدودًا مفيدة في يومنا هذا للسماح لنا بالقيام بعملنا الأكثر قيمة لأكبر قدر من الوقت.

ديف كرينشو حول إنشاء حدود زمنية

أليشا: أنا سعيد للغاية لأنك ذكرت كل مصادر التشتيت والموقف لأنني أعلم أنني أسجل من غرفة جلستي. لدينا حرفيًا سباك ، مرحاضنا مغلق بالأمس ، لدينا سباك ، سباك جميل يقوم ببعض الأعمال في الغرفة المجاورة. الأطفال هنا ، والجميع يركضون ، وأنا أستمتع حقًا بكل هذه الفوضى.

ولكن أيضًا ، أعتقد أن فترة انتباهي قد تقلصت وسرعان ما أقفز وأقول ، 'سأساعد في القيام بذلك ، وسأفعل هذا.' وعلى الرغم من أنني عامل مجتهد ، أصحاب العمل ، إذا كانوا يستمعون ، أشعر أنني أجد صعوبة في الحفاظ على هذا التركيز كما كنت أفعل ، على الأرجح ، في بيئة مكتبية.

ومع ذلك ، كتحذير ، سأقول ، أنا أعرف في بيئة مكتبية أنني كنت أقوم وأتواصل اجتماعيًا أكثر بكثير مما أفعله في المنزل ، خاصة عندما لا يوجد أحد هنا ولا يحدث النشاط. لذا ، بطريقة ما ، كنت أفكر في الأمر قبل أيام ، أن هناك عوامل تشتيت أخرى في المكتب كانت مختلفة عن مصادر التشتيت في المنزل ، لكننا دائمًا ما يتم تشتيت انتباهنا في نهاية المطاف في مكان العمل.

ديف: حق. والكثير منه من صنعنا.

أليشا: نعم.

ديف: الأفكار التي تبرز في رؤوسنا ، يمكن أن تشتت انتباهنا. أي شيء حقًا ، الإشعارات ورسائل البريد الإلكتروني الواردة والرسائل النصية الواردة ، هناك العديد من الطرق المختلفة التي يمكننا من تشتيت انتباهنا. ولذا علينا أن نقول ، انظر ، عندما يحدث هذا ، فإننا ندفع تكلفة.

أتحدث عن كيفية قيامك بالتبديل ، وهناك & aposs تكلفة تبديل يجب دفعها ، وهناك أربعة أشياء تحدث عندما يتحول انتباهك. حسنًا ، هناك ثلاثة تأثيرات رئيسية ، والرابع يعتمد على ما إذا كان هناك شخص ما معني.

إذن ، أول واحد ،تستغرق الأشياء وقتًا أطول.لذا ، فإن أي شيء تحاول القيام به عندما تقوم بالتبديل منه إلى شيء آخر ، ثم العودة مرة أخرى ، فإنك تزيد بشكل كبير من الوقت الذي يستغرقه إكمال شيء ما.

الرقم اثنان،ترتكب المزيد من الأخطاء.في الواقع ، كانت هناك دراسة أجرتها جامعة ولاية ميشيغان هنا في الولايات المتحدة ، وجدت أن الأمر استغرق فقط 2.8 ثانية من الانقطاع لمضاعفة عدد الأخطاء التي ترتكبها ، ضاعف احتمالية ارتكابك لخطأ ما.

أليشا: يا إلهي. هذا & aposs مجنون.

ديف: نعم ، رقم ثلاثةزيادة مستويات التوتر لديك.لذا ، فأنت تفكر في ما ترغب فيه محاولة التركيز على شيء ما ، ثم يأتي إدخال إضافي واحد. يطلب أحد الأطفال الانتباه ، ويرسل شخص آخر رسالة نصية ، ويمكنك أن تشعر بهذا الضغط في الداخل.

ثم الرابع ، إذا كان هناك & aposs إنسان متورط ، إذا قمت بتبديل المهام عليهم ، إذا لم تعطهم 100٪ من انتباهك ، فأنت تخبرهم بأنهم غير مهمين. أنت تخبرهم بأنهم أقل أهمية مما تفعله على هاتفك في ذلك الوقت.

يتحدث ديف كرينشو عما يحدث عند تبديل الانتباه

أليشا: هذا أمر شائع ... وأود أن أقول خارج العمل ، حتى في العلاقات ، أعرف ما إذا كان شريكي يرسل الرسائل النصية وأنا & aposm مثل بلاه ، بلاه ، بلاه ، بلاه ، أتحدث ، وبعد ذلك لا يبحث عن & ارتداد عندما هو & يرسل الرسائل النصية وأنا الحصول على القليل من القذرة. لقد ناقشنا هذا الأمر وهو & aposs مثل ، 'أنا فقط أركز على إعادة هذه الرسالة ، وبعد ذلك سأجري محادثة معك ، وبعد ذلك يمكنني منحك انتباهي.'

وأنا بحاجة ، كشخص ، وإنسان ، إلى فهم أنه لا يتعين علينا القيام بمهام متعددة طوال الوقت. لكن توقعاتي هي ، 'مرحبًا ، يجب أن تتوقف عن إرسال رسائلك النصية وتستمع إلي' ، وهو أمر لا أعتقد أنه عادل للغاية.

ولكن يبدو أيضًا أنه المكان الذي نتواجد فيه كمجتمع ، حيث يتم إخبارنا ، 'يجب أن تكون قادرًا على القيام بكل هذه الأشياء في وقت واحد' ، وهذا أمر جيد. وإذا استطعت أن ترتد ، فأنت تفشل.

ديف: حق. وهذا & aposs ليس صحيحًا. جزء من المشكلة هو أننا أصبحنا ثقافة الناس الذين يفتخرون بأنفسنا لأنهم مشغولون ، وكأن الانشغال هو وسام شرف ، لكنه ليس كذلك. إنه & aposs علم الاستسلام الأبيض. إنه & aposs يقول أنك لست كفؤاً.

وجزء من العقبة التي علي أن أتغلب عليها وجزء مما أتناوله في كتابي ، أسطورة تعدد المهام يساعد الناس على إدراك أن النشاط ليس الهدف.

الهدف هو تحقيق نتيجة.

وإذا تمكنت من تحقيق هذه النتيجة في غضون بضع دقائق ، فقد أحسنت. لا يتعين علينا أن نركض باستمرار ونركض ونتحرك من أجل تحقيق النتائج التي نريد تحقيقها في حياتنا المهنية ، في حياتنا ، في أعمالنا.

ثقافة 'متى'

أليشا: هل تعتقد ... في الواقع ، أريد المشاركة قبل أن أصل إلى ذلك. كانت هناك تغريدة التقطتها على الشاشة عندما علمت أنني سأتحدث معك ، وأرسلها كنز هادلي ، وقالت ، 'بالأمس أكملت عملاً روتينيًا كنت أؤجله لمدة خمسة أشهر. استغرق الأمر مني 20 دقيقة ، ولن أتعلم شيئًا من هذا ، 'وكان لدى aposs 800000 إعجاب وجعلني أضحك حقًا لأنني أحب ،' هذه هي المشكلة. '

أريد حقًا أن أتحدث إليكم عن نصيحتكم حول كيفية حصولنا بالفعل على رأس هذا الأمر ، لكنني أعلم أنني أقوم بإنشاء قوائم ، وأقوم بتعيين تذكير تقويم Google ، وتظهر الأشياء في وجهي طوال الوقت. ومع ذلك ، عندما يفعلون ذلك ، أشعر بهذا الشعور بالكآبة والذعر الذي ذكرته للتو ، والتوتر من الذهاب ، 'يا إلهي ، يجب أن أفعل هذا الشيء.'

يمكنك نشر المشاركات على الانستغرام

وغالبًا ما أجد نفسي أقول ، 'حسنًا ، سأقوم بنقل إشعار التقويم هذا إلى الثلاثاء المقبل ، وبعد ذلك سأقوم بهذه المهمة بالتأكيد.' ولكن بعد ذلك ، بعد ذلك ، أشعر بهذا العبء والضغط 'حسنًا ، الثلاثاء المقبل ، سأقوم بهذه المهمة بالتأكيد.' وأنا لا أفعل ذلك ، وأنا فاعل ، لكنه عبء. إنه عبء كبير.

إذن ، كيف نبدأ في إعادة ترتيب وجودنا حتى لا نشعر بهذا العبء؟ وهذا سؤال كبير ، أعلم أنه يمكننا الرد على هذا في 25 دقيقة ، لكن على الأقل يمكننا البدء فيه ...

ديف: لا ، لكن يمكنني أن أعطي بعض نقاط البداية ، على ما أعتقد. أعتقد أنني أستطيع فعل شيء يساعد.

أليشا: جيد ، هذا & aposs جيد.

ديف: وجزء من ذلك هو أنك يجب أن تنتقل من ثقافة 'الآن' إلى ثقافة 'متى'. إن ثقافة 'الآن' تديم هذا الشعور كما لو كان علي أن أفعل شيئًا ما ، يجب أن أفعله الآن ، وإلا فلن يتم إنجازه.

أو إذا كان لدي سؤال لشخص آخر ، فأنا بحاجة إليه للإجابة عليه الآن. وإذا لم يرتدوا الرد الآن ، فأرسل لهم رسالة نصية ، وإذا لم يردوا على النص ، فأنا أتصل بهم ، وهذا فقط ...

ما يحدث هو عندما تعيش في ثقافة 'الآن' ، فأنت تقوم بإدامة مهمة التبديل لأنك الآن تقوم بإلحاق نفسك والآخرين بكل هذه المهام.

ووجدت أن الشخص العادي يعمل في أفق ، أفق زمني يبلغ حوالي أسبوعين. بمعنى آخر ، يعتقدون ، إذا كان بإمكاني القيام بذلك في غضون الأسبوعين المقبلين ، يمكنني أن أفعل ذلك. هذا مقدار مضغوط بشكل لا يصدق من الوقت لمنح أنفسنا لإنجاز أشياء مهمة في حياتنا.

ديف كرينشو في آفاق الوقت

أليشا: ضخمة ، نعم.

ديف: نعم. لذا ، أنا في الحقيقة من محبي التسويف الاستراتيجي ، أنا أعظ به ، وأؤمن به. وما يقوله هذا هو ، إذا كان هناك شيء مهم ، فيجب القيام به ... أهم شيء يجب القيام به الآن. وبعد ذلك يجب القيام بالشيء الأكثر أهمية بعد يوم من الآن أو بعد يومين من الآن.

وإذا كان هناك شيء غير مهم ، فيجب علينا دفع هذا الشيء لأطول فترة ممكنة. سنة ، سنتان ، كل ما هو معقول.

السؤال الذي تريد طرحه هو ، 'كم من الوقت يمكن أن ينتظر هذا؟' بدلاً من القول ، 'هل يمكنني إنجاز هذا في الأسبوع المقبل؟'

وعندما تبدأ في فعل ذلك ، تتوقف عن الشعور بالضغط من أجل الأداء باستمرار وتبدأ في ترك المساحات المفتوحة في أيامك وفي أسابيعك ، بحيث عندما تحدث الانقطاعات مثل ... لقد ربحت وأدخل التفاصيل ولكن كان لدينا تخصص حدث طارئ غير متوقع مؤخرًا. ولأنني أملك وقتًا احتياطيًا مدمجًا في التقويم الخاص بي ، فقد كان لدينا مجال للتعامل معه دون الشعور بكميات هائلة من التوتر.

ولكن إذا قمت بجدولة أيامك متتالية ، وكان كل موعد ضيقًا قدر الإمكان ، في اللحظة التي يحدث فيها شيء غير متوقع ، ينهار عالمك.

أليشا: نعم. هل تعتقد ... هذه نقطة رائعة. لأن لدي إمكانية الوصول ... هذا في مؤسستنا ، لدي إمكانية الوصول إلى أشخاص آخرين وتقاويمهم لحجز الاجتماعات ، وأحيانًا عندما أذهب إلى تقاويم الأشخاص الآخرين وتقاويمهم التي تبدو مليئة بالألوان وجميلة حقًا ، أشعر بالذعر قليلاً لأنني أحب ، 'يا إلهي ، التقويم الخاص بي لا يبدو كذلك.' لا يعني ذلك أنني لا أقوم بهذا العمل ، لكن الأمر لا يتعلق فقط بالطريقة التي يعمل بها عقلي.

وهذا يجعلني أحيانًا أشعر بالرضا ... حسنًا ، ليس رائعًا في وظيفتي عندما أنظر إلى ذلك ، ولكن من الجيد أن نسمع أنك تقول ذلك ، ربما لا نحتاج إلى تحديد موعد لمدة 15 دقيقة من أي وقت وربما بدلاً من ذلك جدولة اثنتين ساعات من المنطقة العازلة كما قلت ، وما زلت أشعر بأنك تقوم بعمل رائع.

جدولة وقتك بشكل أذكى

ديف: نعم ، هذا يعتمد على موقفك. هذا يعتمد على الدور الذي تلعبه. بعض الأدوار معرضة بشدة للانقطاعات. على سبيل المثال ، إذا كنت أفعل في aposm خدمة العملاء أو أعمل في شركة حيث يتعين علينا الرد في لحظة. مثل ، لقد استشرت شركات إصلاح السيارات ، عليهم فعل ذلك.

إذاً ، ما أقوله لشخص مدفوع بدرجة عالية من الانقطاع ، ربما يجب عليك أن تقوم بجدولة أكثر من 30 في المائة إلى 40 في المائة من يومك.

في مجال الأعمال ، من المحتمل أن يكون هذا الأمر أكثر شيوعًا ، أود أن أقول أنه من المحتمل ترك حوالي 30 في المائة إلى 40 في المائة من يومك مفتوحًا ، مما يمنحك مساحة للتنفس للانقطاعات.ولكن بعد ذلك ، فإن الشيء الجميل هنا هو أنه عندما لا يحدث ارتداد لأنهم في بعض الأحيان ربحوا وارتدوا ، يبدو أن لديك وقتًا إضافيًا. ولأنك تعمل في منطقة أقل توتراً ، فأنت أكثر إنتاجية.

عادةً ، يمكن للعميل الذي كان & aposs من خلال برنامج التدريب الخاص بي أن يستعيد حوالي أسبوع عمل إضافي واحد ووقت يستحق كل شهر.

أليشا: واو ، هذا و aposs مثير للإعجاب.

ديف: ويبدو أن هذا من قبيل المبالغة ، لكنه & aposs صحيح للغاية.

ديف كرينشو في الوقت المحدد

أليشا: ما رأيك في الناس ... لدي صديق ذكي للغاية ، جيد حقًا في وظيفته ، لكنه قال ، 'أتعلم ماذا ، إذا دخلت المكتب حقًا في الصباح الباكر قبل وصول الجميع ،' و هذا نوع من أوقات ما قبل COVID ، لكننا كنا نتحدث فقط عن هذا مؤخرًا ، وقال إنه & aposs مثل ، 'يمكنني الوصول إلى هناك ويمكنني القيام بساعتين من العمل المركّز ، يمكنني فقط تحطيمه ، وبعد ذلك عندما يأتي الناس المكتب ، ثم أبدأ يومي بالتحدث وعقد الاجتماعات.

لكن الجزء الأساسي من يومه يتم في أول ساعتين. وكان الأمر رائعًا ، كنا نتحدث عن العمل من المنزل والإنتاجية ، وقلت له ، 'نعم ، أشعر نوعًا ما بنفس الشعور. أعلم أنه إذا أجريت المقابلات الخاصة بي وقمت بتدوين ملاحظات العرض والتسجيل ، فيمكنني حقًا إنجاز الأمور. وبعد ذلك سيكون لديك بقية اليوم لتشعر وكأنك تستطيع التفكير والتخطيط والإبداع.

كيف نصل إلى النقطة التي أصبح فيها من المعتاد أن نعمل ثماني ساعات ويظن الناس أننا يجب أن نركز بقوة ونكون منتجين لمدة ثماني ساعات لأنني لا أعتقد ذلك & aposs ممكن إنسانيًا. لا أعتقد أن أي شخص يمكنه فعل ذلك. ولكن يبدو أن هذا ما يقوله الجميع و aposs يجب علينا القيام به ، وهو أمر غريب.

ديف: لا. وقصة صديقك مثيرة للاهتمام حقًا لأنني واجهت أيضًا مواقف يقول فيها الناس ، 'أكثر أوقاتي إنتاجية هو الوقت الذي أكون فيه في إجازة' أو 'عطلة نهاية الأسبوع'. وهذا ليس ضروريا.

يمكننا إنشاء ثقافة في مكان العمل ، يمكننا إنشاء ثقافة حتى مع عملائنا تقول ، 'هذا هو الوقت الذي سأوفر فيه نفسي.' الآن ، سأعود إلى مبدأ 'متى' ، أليس كذلك؟ هذا هو الوقت الذي سأكون فيه متاحًا لمقاطعتك أو لكي تحدد موعدًا للاجتماع في التقويم الخاص بي.

أفضل الأوقات للنشر على وسائل التواصل الاجتماعي 2018

ثم هذا هو الوقت الذي سأقوم فيه بعملي المركز. وأتحدث عن هذا في LinkedIn Learning Time Management Training ، أساسيات إدارة الوقت. أتحدث عن التركيز على أنشطتك الأكثر قيمة.

هذه هي الأشياء التي تقوم بها والتي تستحق أكثر من غيرها في الساعة.

بمعنى أنه إذا كان عليك توظيف شخص آخر للقيام بذلك ، فسيكون استبداله أغلى. وتريدحدد أكبر قدر من الوقت خلال الأوقات التي يكون فيها من غير المرجح أن يتم مقاطعتك للقيام بهذه القيمة المضافة ، تلك الأنشطة الأكثر قيمة.

من الممكن جدًا القيام بذلك ، ولكن ما يصطدم به الناس هو أنهم يخافون جدًا من قول 'لا' ، فهم خائفون جدًا من التمسك بحدودهم لدرجة أنهم يتخلفون عن السماح للآخرين بمقاطعتهم بأي شيء يتعاملون معه في هذه اللحظة.

ديف كرينشو عن إدارة الوقت

أليشا: نعم. لقد 'أصبحنا جميعًا رجالًا' نعم 'قليلاً في هذا الموقف ،' نعم 'رجالًا ونساء ، أي أنك تشعر بأنك مضطر. وأعتقد بشكل خاص أن العمل من المنزل أو إدارة الأعمال الصغيرة حيث تعتقد ، 'حسنًا ، يجب أن أحصل على هذه الفرصة ، يجب أن أتقدم ، وأني لا أريد أن يعتقد الناس أنني لا أقوم بعمل.'

لقد أصبحت نوعًا ما أكثر بكثير ... أعتقد أنني أصبحت أكثر إلزامًا بقول ، 'حسنًا ، سأقوم باجتماع بعد ساعات العمل' ، أو 'سأدخل عطلة نهاية الأسبوع لأقوم ببعض الأعمال الإضافية ،' عادة ربما لا أفعل.

كيف نبدأ ربما خلق حدود أفضل مع إدارة الوقت ، وخاصة بعد ذلك التحول إلى أن نكون أكثر إنتاجية ونقوم بعمل أفضل للأشخاص الذين نعمل معهم أو لصالحنا.

إدارة الوقت: وضع الحدود

ديف: بالتأكيد. وأريد أن أقول إنني من أشد المؤمنين بكوني شديد الاستجابة والاهتمام بعملائك والاستجابة. المشكلة هي أننا واجهنا مفارقة ، وهي تعود إلى المبدأ الأول الذي قلته ، أو التكلفة الأولى لتبديل المهام.

عند التبديل ، تستغرق الأمور وقتًا أطول.

لذلك في بعض الأحيان عندما يعتقد الناس أنهم أكثر استجابة من خلال السماح لأنفسهم بالمقاطعة أو أخذ هذه الاجتماعات في ساعات فردية ، فإنهم يعتقدون أنهم يفعلون الأشياء بشكل أسرع ، في حين أنهم في الواقع يفعلون الأشياء بشكل أبطأ بكثير ، حوالي 50 في المائة إلى 100 في المائة أطول عندما يقفزون إلى شيء ما في اللحظة التي يدخل فيها ، بدلاً من القول ، 'ها هنا & لنتوقف عن اللحظة التي سأتعامل فيها مع هذا الأمر. وعندما يحين ذلك الوقت ، سأعطيها 100٪ من انتباهي.

لذا ، فقط من مثال بسيط واحد ، يمكنك أن تسأل نفسك ... لأن إحدى المشاكل التي يواجهها الناس هي أنهم يقومون بفحص البريد الإلكتروني باستمرار ، فقط يرسلون ويستقبلون طوال الوقت ، أو ربما أسوأ من ذلك ، أنهم يتلقون إشعارًا على الشاشة ، على هواتفهم في كل مرة يرد فيها بريد إلكتروني.

في واقع الأمر، وقت الإنقاذ ، وهو تطبيق صغير لطيف يساعد الأشخاص على استعادة الوقت ، اكتشف ذلكست دقائق هي المدة التي يستغرقها العمال في المتوسط ​​قبل التحقق من بريدهم الإلكتروني أو رسائلهم الفورية ، أي عشر مرات في الساعة.

أليشا: أنت تمزح؟

ديف: نعم.

أليشا: هذا & aposs ... أشعر قليلًا ... بطني ترنح هناك للتو ، لأنني & aposm مثل ، 'يا إلهي ، أنا مذنب في هذا.' ولكن أيضًا ، 'أوه ، هذا & aposs مرهق.'

ديف: وهذا & aposs المتوسط. هذا يعني أن هناك الكثير من الأشخاص يقومون بعمل أسوأ بكثير من ذلك. لذا أطرح السؤال ، فكر في موقفك ، فكر في مجال عملك وأقول ، 'كم من الوقت يمكنني الانتظار؟' ما هو آخر موعد للتحقق من بريدي الإلكتروني؟

ودع & aposs يقول لك ... حتى في النهاية القصوى ، أنت تقول ، 'يمكنني أن أنتظر أكثر من ساعة وأرتد'. رائع ، إذن لديك موعد مرة كل ساعة على مدار الساعة ، ربما قبل نهاية الساعة بخمس دقائق ، للتحقق من بريدك الإلكتروني. هذا يعني أنك ستتحقق من ذلك ثماني أو تسع مرات في اليوم فقط بدلاً من 50 إلى 60. وهذا مكسب لا يُصدق لقيمة الوقت. هذا & aposs حيث نبدأ في استعادة أسبوع العمل هذا كل شهر.

أليشا: حتى من ثماني إلى تسع مرات ... حتى من ثماني إلى عشر مرات في اليوم لا يزال يشعرني كثيرًا. ولكن بعد ذلك عندما قلت 50 مرة في اليوم ، يا إلهي ، ماذا نفعل لأنفسنا؟

ديف كرينشو على التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل

ديف: أنا كرم لأجعل الناس يشعرون بالراحة. بصراحة ، أجد أنه من الأفضل إعداده حوالي ثلاث مرات يوميًا للتحقق فقط ، وبعد ذلك لدي وقت محدد للمعالجة ، مما يعني أنني أحضر صندوق البريد الإلكتروني الخاص بي إلى الصفر تمامًا صباح الاثنين وصباح الجمعة.

أليشا: حسنًا ، هذا & aposs هدف جيد. إنه & aposs هدف عظيم. الكثير من مستمعينا هم كذلك التجارة الإلكترونية التجار أو أصحاب الأعمال الصغيرة المحتملين ، فقد يرغبون في ترك وظائفهم اليومية أو مجرد تشغيل صخب جانبي.

إذا كنت تتطلع لبدء ملف صخب جانبي ، وأعتقد أن هذا هو المكان الذي يصبح فيه الناس مرتبكين تمامًا ، وقد كنت شخصيًا في هذا المنصب حيث تعمل في وظيفة يومية وتضيف مشروعًا إضافيًا ، هل يمكنك تقديم بعض النصائح حول الأشخاص الذين بدأوا ذلك أو من كانوا فيه ويخافون ويتوترون من جنونهم لأنهم ... لا يعرف الرسول كيفية إدارة الوقت.

ما هي بعض الأشياء السهلة التي يمكننا البدء في القيام بها لمنعنا من الذهاب إلى مكان؟

ديف: نعم. سأبدأ بتمرين أغطيه في الكتاب بعنوان 'ميزانية الوقت'. في أبسط أشكاله ، أنت تنظر فقط إلى 168 ساعة لديك ، لدى الجميع أسبوعيًا. وأنت تسأل نفسك السؤال: كم من الوقت أريد أن أخصصه لهذا الزحام الجانبي؟ وكم من الوقت أريد أن أخصصه للنوم وللأسرة وللعمل اليومي؟

وأنت فقط تبدأ في تقدير الأرقام. يجب أن تصل إلى 168 ساعة ، يجب عليك موازنة هذه الميزانية ، إذا جاز التعبير. وفي الحقيقة ، هذا هو كيف أفكر في التوازن بين العمل والحياة. أفكر في الأمر مثل التأكد من أنك تعيش في حدود الإمكانات التي لديك ، وليس أنه يجب أن تكون معادلة بنسبة 50 في المائة إلى 50 في المائة.

لذلك ، تقول ، 'حسنًا ، يجب أن أقضي عشر ساعات كل أسبوع في صخب جانبي ،' فقط أطرح رقمًا. ثم يصبح السؤال: متى تحدث تلك الساعات العشر؟ هل ستقام طوال يوم السبت ، هل ستقام ساعتين في الليلة في أيام الأسبوع؟ نبدأ بالرقم ثم يمكننا العمل بشكل عكسي وإنشاء هذا الهيكل في تقويمنا.

التقويم هو أقوى أداة يمتلكها الجميع ، لكن القليل من الناس يستخدمونها بشكل صحيح.

أليشا: ما هي بعد ذلك بعض النصائح حول استخدام التقويم بشكل صحيح وفي الواقع عدم القيام بما أفعله والذهاب فقط ، 'Woop، let & aposs فقط نقل هذا التقويم إلى الأسبوع المقبل. سأفعل ذلك الأسبوع المقبل.

استبدل قائمة المهام بالتقويم

ديف: نعم. حسنًا ، الأول هو استبدال قائمة المهام بالتقويم. أنا من أشد المدافعين عن استخدام قائمة المهام. والسبب هو ذلكقائمة المهام هي غياب السيطرة.

ما أعنيه بذلك هو أنك ستضيف أشياء إلى القائمة ثم تحقق منها عندما تتاح لك فرصة تسمح لنفسك بالتغلب على أي مقاطعة تحدث.

لذا ، بدلاً من ذلك ، نريد إزالة هذه العناصر من قائمة المهام ، والنظر إلى التقويم بموضوعية والقول ، 'ما هو الوقت الذي يمكنني فيه القيام بذلك بشكل معقول؟' و 'كم من الوقت أعتقد أنه سيستغرق الأمر & aposs؟' ثم المبالغة في التقدير. إذا لم تكن كذلك ... إذا كنت لا تشعر بأنك تتمتع بقوة جيدة لتقدير الوقت ، فقم بمضاعفة تقديراتك.

لذا ، إذا كنت تعتقد أن شيئًا ما سيستغرق نصف ساعة ، حدد ساعة. وبعد ذلك بمجرد أن تبدأ في التعود عليها ، يمكنك أن تكون أكثر دقة في تخميناتك في التقويم. لكن فقط ابدأ في تخصيص ذلك الوقت ، وبعد ذلك عندما يحين الوقت ، فأنت تحترم ذلك.

والسبب الذي يعمل مقابل قائمة المهام هو أنك حددت الوقت في الميزانية ، وتم وضعه جانباً. الآن ، كل ما علينا التعامل معه هو الألعاب العقلية النفسية التي قد تلعبها مع نفسك لتشجيع التسويف. لكن بصراحة ، من السهل جدًا حل هذه المشكلات ، وما يصعب حله هو عندما تمنح نفسك الوقت الكافي للقيام بذلك.

ديف كرينشو على قوائم المهام

أليشا: نعم ، سأأخذ هذا على متن الطائرة وسأفعل هذا ، سيكون هذا هدفي لعام 2021.

ديف: رائعة.

أليشا: لأنني ملكة التسويف ، بطرق عديدة ، لكن بعد ذلك أخفض رأسي وأقوم بإنجاز الأمور حقًا. ولكن أيضًا ، فإن التسويف لديه القليل من دائرة العار لأنني أفكر ، 'أوه ، كان يجب أن أفعل ذلك.' وبعد ذلك عندما أذهب للاسترخاء وأفكر ، 'يجب أن أرتاح أكثر.' وبعد ذلك عندما أرتاح ، أشعر بالقلق بشأن كل الأشياء التي لم أفعلها.

لذا ، سأكون استباقيًا للغاية ، ولأنه سيخرب وقت الاسترخاء ، إنه & aposm مثل ، 'أوه ماذا؟ يمكنني أن أفوز وأرسل لأنني أتجول في دوائر. ' هذا يلهمني لأكون أفضل بكثير في جدولي ، ولكن أيضًا لا أشعر بالذنب عندما أكون مسترخية.

وهذا & aposs شيء غريب نشعر به عندما نشعر ... أفترض أن الكثير منا كان في منازلنا منذ 12 شهرًا ولم نخرج ونفعل الأشياء. قد يكون من الصعب الفصل بين وقت الاسترخاء والعمل الآن ، لأنه يندمج كل ذلك في فقاعة واحدة كبيرة من الوقت. كيف يمكننا إصلاح ذلك؟

ديف: نعم. وعقلك على ما يرام في إعطائك الإذن بالاسترخاء طالما أنه واثق من أن الجدول الذي أنشأته سيعمل.

عندما تمنح عقلك 'متى' ، يمنحك عقلك الإذن بالانتظار حتى يحين ذلك الوقت.

كيف يمكنني عمل ملف GIF الخاص بي

فصل العمل عن المنزل في مساحة فعلية واحدة

أليشا: لذا ، بالنظر إلى مساحة العمل لدينا ، خاصة في المنزل ، وما إذا كنت تعمل لصالح شخص آخر أو لنفسك ، كيف يمكننا إنشاء مساحة عمل فعلية لمساعدتنا في الإنتاجية وأيضًا أن نكون قادرين على فصل مساحة العمل ومن ثم منزلنا أيضًا الحياة ، حيث يمكننا الاسترخاء وتشغيل التلفزيون أو الذهاب والقيام بكل هذه المهام الأخرى التي يمكن أن تشتت انتباهك في يوم عمل ، وبدلاً من ذلك ، نركز فقط ، وننجز الأشياء ، ثم نستمتع بوقت الاسترخاء؟

ديف: لذا ، أود التفكير في مساحة العمل من منظور الحواس الخمس. لذا ، تبدأ بالبصر. ما الذي تراه ، هل هناك أي شيء يشتت الانتباه بصريًا؟ ماذا تسمع؟ هل هناك طرق يمكننا من خلالها تقليل الضوضاء؟

على سبيل المثال ، كان أحد الأشخاص يشتت انتباهه بسبب ضجيج عائلته خارج مكتبه. لذلك قمنا للتو بتطبيق الضوضاء البيضاء ، مجرد مروحة. اللمس ، يمكنك إلقاء نظرة على بيئة العمل. هل هناك أشياء تفعلها تجعلك تشعر بعدم الارتياح وتغير وضعك كثيرًا؟

دعونا & aposs نرى ، لقد ذوقت. وهذا يعني أنك قد حصلت على وجبات خفيفة في متناول اليد ، وفي متناول اليد ، وكذلك وجبات خفيفة تمنحك الطاقة بدلاً من التسبب في تحويل انتباهك بعيدًا لأنك تشعر بالإرهاق.

وبعد ذلك يكون هذا دائمًا ممتعًا ، ولكن في بعض الأحيان يظهر: الرائحة. هل هناك أي روائح وهمية تحدث؟ في بعض الأحيان تتوقف وتردد ... عادة ، هذا & aposs ليس بالأمر الكبير ، لكنه & amp ؛ aposs شيء يجب مراعاته. إنها & aposs مجرد طريقة ممتعة لتحليل مساحة العمل الخاصة بك ومعرفة: كيف يمكنني تقليل الانحرافات هنا؟

أليشا: هذا & aposs عظيم. حسنًا ، سأقوم بإعادة تقييم أنني أحاول إعادة تقييمي مكتب البيت قليلاً ، وسأأخذ بالتأكيد بعض هذه الأشياء في الاعتبار. فكرة الوجبة الخفيفة رائعة ، لأنني جيد حقًا في النهوض والذهاب إلى المطبخ وإعداد القهوة ، دا دا دا دا. ثم سأقول ، 'لقد مرت 25 دقيقة ، أين ذهب ذلك؟'

لكنك على حق ، إذا كنت قد حصلت عليها ، فستتوقف عن الاستيقاظ. ولكن أيضًا من الجيد الاستيقاظ والتجول ، فقط افعل ذلك بقصد ، وجدولته.

ديف: حسنًا ، وهذا مكان جيد للختام ، على ما أعتقد ، وهوهناك قيمة في أخذ فترات راحة.وفي الحقيقة ، لدي كتاب آخر يتحدث فقط عن ذلك ، قوة الاستمتاع وأخذ استراحة من 10 إلى 20 دقيقة ، ربما كل 90 دقيقة أو نحو ذلك ، هي قيمة حقًا.

لكننا نعود إلى هذا المبدأ المتمثل في القيام بذلك في التقويم ، والحصول على 'متى' واضح ، والالتزام بهذا الاستراحة واستخدامه بدلاً من محاولة الضغط عليه بعد الانتهاء من عملك. لن يكون هذا & aposs مثمرًا على المدى الطويل.

ديف كرينشو يتحدث عن قيمة أخذ فترات راحة

أليشا: لا وسيقول ظهرك وجسمك ، 'شكرًا جزيلاً لك على السماح لي بالوقوف والتجول وألا أكون شخصًا غريبًا عجوزًا ملتوي الظهر ،' كما يمكن أن أكون عندما أجلس لمدة سبع ساعات ثم أذهب ، 'لماذا ملاذ & الرسول نهضت؟ لماذا لم & رسل انتقلت؟ ما & aposs يحدث؟

ديف كرينشو ، أنت مبتهج ، وأنا يشعر بالدافع لأقوم بعمل أفضل هذا العام عندما يتعلق الأمر بتعدد المهام وأيضًا ألهمتني. لقد عدت للتو ، لقد حصلت على 28 علامة تبويب مفتوحة على جهاز الكمبيوتر المزعج الخاص بي وسأقوم بإصلاح ذلك الآن ولم نصل إلى ذلك ، لكنني كنت بحاجة فقط إلى ... مثل الذهاب إلى الاعتراف. أنا فقط أريد أن أعترف لك ، وسأقوم بالتحسن ، ولست بحاجة إلى علامات التبويب هذه.

ديف: اعرف وزنك ، لا أكثر.

أليشا: بالضبط. ديف أسطورة تعدد المهام: كيف أن 'القيام بكل شيء' لا يتم إنجازه متوفر الآن ، وأنا متأكد من أنه يمكن للناس شراء ذلك عبر Amazon أو المكتبات الخاصة بهم ، ودعم بعض المكتبات المحلية ، ودعنا يقوم بذلك أيضًا.

وإذا كان الناس يريدون التواصل معك ، فقد حصلت على بعض الدورات الرائعة كما قلت ، أين يمكننا معرفة المزيد حول ما تفعله؟

ديف: حسنًا ، موقع الويب الخاص بي هو davecrenshaw.com . كرينشو هو C-R-E-N-S-H-A-W. وقد ذكرت دورة إدارة الوقت الخاصة بي ، إذا ذهبت إلى davecrenshaw.com/time ، هذا سيأخذك مباشرة إلى تلك الدورة التدريبية على LinkedIn Learning. وعادة ما يكون لديهم نسخة تجريبية مجانية.

أليشا: هذا & aposs رائع. حسنًا ، شكرًا جزيلاً لك على مشاركة أفكارك. أعلم أن الناس سيتركون شعورهم بالرضا ويتخلصون من قائمة مهامهم السخيفة الكبيرة التي لا تساعدهم على الإطلاق. لذا شكرًا مرة أخرى ، وآمل أن نتمكن من التحدث مرة أخرى قريبًا.

ديف: شكرا لك أليشا.

تريد معرفة المزيد؟



^