كيفية العمل عن بعد: 9 نصائح وأدوات لإتقان الحياة عن بعد

هل أنت واحد من ملايين العمال الذين انطلقوا مؤخرًا في العمل عن بُعد من المنزل؟ مرحبا بك في الطاقم.

هناك بعض الفئات التي قد تندرج فيها عند البدء لأول مرة. يكتشف بعض الناس أنهم صُنعوا بالكامل العمل عن بعد . لدى البعض الكثير من الأشياء التي يحتاجون إلى التعود عليها. وهناك فئة أخرى من الأشخاص الذين يشعرون وكأنهم يعملون عن بعد هي الفوضى الكاملة والفوضى.

لكن الخبر السار هو: حتى لو كنت في المجموعة الأخيرة ، فهناك الكثير من النصائح والأدوات والموارد لمساعدتك على تأرجح الأمور بأسرع ما يمكن.

في هذه المقالة ، سنتطرق إلى بعض النصائح والحيل حول كيفية العمل بسلاسة مع فريقك مع الحرص على الحفاظ على إنتاجيتك وراحتك. ستحصل أيضًا على معلومات حول بعض من أفضل أدوات التعاون للفرق والعاملين عن بُعد.

هل أنت مستعد لزيادة الإنتاجية؟ هيا بنا نقوم بذلك.

OPTAD-3

محتويات المشاركة

5 مفاتيح للنجاح عند العمل عن بعد
4 أفضل أدوات للعاملين عن بعد
تعلم كيفية العمل عن بعد هو كل شيء عن الصبر
تريد معرفة المزيد؟

لا تنتظر من شخص آخر أن يفعل ذلك. وظف نفسك وابدأ في استدعاء اللقطات.

ابدأ مجانًا

5 مفاتيح للنجاح عند العمل عن بعد

سواء كنت جديدًا تمامًا في العمل عن بُعد من المنزل ، أو لديك مستوى معين من الخبرة ، فهناك دائمًا مجال للتحسين. فيما يلي خمسة أشياء يجب معالجتها للتأكد من أنك تقوم بإعداد نفسك وفريقك لتحقيق أقصى قدر من الإنتاج والحد الأدنى من الجنون.

1. الإفراط في التواصل حتى تجد التدفق الخاص بك.

عندما تغوص لأول مرة في العمل عن بُعد من المنزل ، سيكون هناك الكثير من الأشياء التي تحتاج إلى توضيح - خاصةً إذا كان هناك العديد من الأشخاص الذين يحتاجون إلى إيجاد تدفق جماعي بالإضافة إلى العثور على تدفقهم الشخصي.

كيفية عمل حساب فيسبوك للأعمال

وبالطبع ، ستظهر احتياجات جديدة لم تكن تتوقعها من قبل.

هل أنت غير متأكد من من سيرسل البريد الإلكتروني لملخص الاجتماع؟ اسأل فريقك. هل لديك مشكلة في إعداد برنامج إدارة المشروع الجديد؟ احصل على مساعدة. تخشى أن تتسبب فجوة في الفصول الافتراضية لأطفالك في مقاطعة تلك الساعة الثانية بعد الظهر. اجتماع؟ أخبر رئيسك في العمل ، وحاولي إيجاد حل معًا.

يمكنني أن أضمن شخصيًا أنه سيكون لديك مشكلات أكثر مما تتوقع. ولكن عندما تكون استباقيًا قدر الإمكان ، ستكون في وضع أفضل بكثير للتعامل مع الأمور بخطوة ولضمان سير كل شيء بسلاسة.

كيف تعمل نكتة عن بعد

2. استخدم 'playbooks' لإبقاء الجميع في نفس الصفحة.

عندما تبدأ في استخدام أدوات جديدة وإنشاء طرق جديدة للقيام بالأشياء ، قم بتوثيقها في 'كتيبات اللعب'. اكتب كل شيء في مكان يسهل على جميع أعضاء الفريق الوصول إليه. يمكن أن يكون هذا في النظام الأساسي لإدارة مشروعك الرائع أو شيئًا مجانيًا وبسيطًا مثل مستند Google Drive أو جدول البيانات.

عندما يكون كل شيء واضحًا تمامًا في كتيبات اللعب الخاصة بك ، يمكنك أنت وفريقك أن تكون استباقيًا بدلاً من رد الفعل. هذا يعني أقصى قدر من الكفاءة ، بدلاً من الخضوع باستمرار لنفس الخطوات المحمومة لطلب حل الأمور وانتظارها.

قم بإنشاء أكبر عدد تريده من كتيبات اللعب ، ووثق قدر الإمكان ، بما في ذلك:

الشخص أو الدور الذي يتعامل مع أنواع محددة من المهام والمشروعات والقضايا
توجيهات خطوة بخطوة حول كيفية إتمام المهام والمشاريع وتسليمها والإبلاغ عنها
ماذا تفعل عند ظهور مشكلات معينة (قم بتوثيق كل مشكلة أثناء تحديدها ومعالجتها داخليًا)
بروتوكول معالجة المشاكل العاجلة ، مثل القضايا التقنية

لا يتعين عليك أن تكون صارمًا للغاية بشأن تنفيذ كل شيء على T ، ولكن وضع كل شيء بالتفصيل الواضح سيساعد أولئك الذين يحتاجون إليه عندما يحتاجون إليه.

3. التركيز على تحقيق الأهداف.

سيحتاج الجميع إلى العثور على أخدودهم الخاص أثناء تعلمهم كيفية إتقان العمل عن بُعد من المنزل. هذا يعني أن كل شخص سيختلف بشكل طبيعي في كيفية إنجاز الأمور ومقدار الوقت الذي يقضيه في مهام معينة.

إذا كنت تدير فريقًا (أو حتى تدير نفسك فقط) ، فركز على الأهداف النهائية وليس كثيرًا على المسار الذي تم اتخاذه للوصول إلى تلك الأهداف.

هذا يترك فسحة عندما يتعلق الأمر باكتشاف ما هو الأفضل لكل شخص. قد يبدو أن الأمور تسير بشكل أبطأ في البداية ، لكن الجميع سينجحون بتقنيات وعادات مختلفة. إن ترك الناس يكتشفون مسارهم الخاص هو في النهاية أفضل طريقة لتعزيز الكفاءة والإنتاجية على المدى الطويل.

بالطبع ، سترغب في التأكد من أن الأشخاص يتابعون كتيبات اللعب عندما تكون لديك ، ولكن اترك بعض المجال للمناورة لاستيعاب شخصيات مختلفة.

4. إيجاد طرق إبداعية لتعزيز الشعور بالانتماء للمجتمع.

في معظم الشركات ، يصبح جزء من اليوم هو وقت 'المبرد المائي' ، أو الوقت الذي تقضيه في التواصل الاجتماعي خارج أشياء العمل. في الواقع ، يعد مبرد المياه مكانًا مقدسًا حيث يمكن لزملاء العمل الدردشة والضحك والحصول على استراحة ذهنية سريعة من قوائم المهام اليومية.

إذا كان التواصل مع زملائك في العمل أمرًا تستمتع به حقًا (وليس مجرد شيء تجبر على تحمله) ، فحاول التأكد من أنك لا تزال تحصل على وقت بناء الفريق معهم. على سبيل المثال ، أنشأ أحد عملائي الافتراضيين قناة Slack تسمى 'Watercooler' حيث نتحادث جميعًا ونشارك المقالات والميمات وأشياء أخرى بالتأكيد ليست جزءًا من وصف وظيفتنا.

يساعدنا هذا في الحفاظ على إحساسنا بالصداقة الحميمة ويضمن أنه يمكننا إخراج عقولنا من العمل بين الحين والآخر عندما نريد بعض التفاعل الاجتماعي.

قد ترغب أيضًا في التفكير في الحصول على ساعة سعيدة افتراضية حيث يحضر الجميع مشروبًا ويلحق بهم عبر أداة مؤتمرات الفيديو مثل Zoom أو Skype. بالطبع ، استخدم حكمك هنا. ليس كل مكان عمل مناسبًا لخلاط المشروبات الكحولية.

صور مجانية للتحميل والاستخدام

أدوات العمل عن بعد لعقد المؤتمرات عبر الفيديو

مصدر

5. انتبه لمساحة العمل الخاصة بك.

يمكن أن تكون مساحة العمل الخاصة بك في نفس الوقت أحد عيوب وفوائد العمل عن بُعد. قد يكون الأمر رائعًا عندما تتغير تنقلاتك من 20 دقيقة بالسيارة أو القطار إلى 20 ثانية سيرًا على الأقدام من سريرك إلى مكتبك.

ولكن إذا لم تكن قد عملت من المنزل من قبل ، فقد لا يكون لديك كل المعدات التي تحتاجها لتكون مرتاحًا تمامًا. قد تحتاج إلى العمل على طاولة مطبخك بدلاً من أن يكون لديك مكتب خاص. قد تحتاج إلى استخدام كرسي للبار بدلاً من ذلك الكرسي الدوار الأنيق الذي توفره شركتك.

حتى لو لم تكن مثالية ، فهناك طرق يمكنك من خلالها رفع مستوى مساحة العمل لديك لتعزيز راحتك وإنتاجيتك. على الأقل ، تأكد من إعطاء الأولوية لراحتك الجسدية.

هنا بعض النصائح:

مشاكل الظهر؟ جرب وضع وسادة تحت مؤخرتك ، واستخدمها كدعم أسفل الظهر أسفل ظهرك ، أو إعداد مكتب مؤقت حتى لا تجلس طوال اليوم.
مشاكل الرقبة؟ إذا شعرت بألم في رقبتك من النظر إلى أسفل ، فحاول دعم الكمبيوتر المحمول في بعض الكتب أو شراء جناح رخيص.
قم بإزالة الفوضى من مساحتك.امسح مكتبك أو طاولتك حتى لا يكون هناك أي مشتتات فورية. ستندهش من مقدار المساعدة التي يمكن أن يؤديها ذلك.

4 أفضل أدوات للعاملين عن بعد

إذا كنت تعمل لصالح شركة ، فمن المحتمل أنهم قد وضعوا بالفعل بعض الأعمال الأساسية للأدوات التي ستستخدمها أنت وفريقك. في بعض الحالات ، تكون هذه الأدوات مجرد امتداد لما استخدمته في المكتب.

ولكن إذا كنت مسؤولاً عن إدارة فريق أو كنت ترغب فقط في أن تكون أكثر كفاءة مع الأشخاص أو العملاء الذين تتعامل معهم بشكل منتظم ، فراجع هذه الأدوات الرائعة التي يمكن أن تحدث فرقًا في حياتك اليومية. يوم الحياة.

1. أدوات عقد المؤتمرات عن طريق الفيديو

إذا كان لديك اجتماعات شخصية منتظمة ، فقد يكون من الصعب ترك الديك الرومي البارد. لهذا السبب يستخدم الكثير من الأشخاص أدوات مؤتمرات الفيديو. إنها من بين أفضل أدوات التعاون للفرق البعيدة ، مما يساعدك في الحفاظ على هذا الشعور بالتعاون والتعاون حتى من منزلك.

كيفية اختراق متابعيك على الانستغرام

بالإضافة إلى ذلك ، تشتمل معظم أدوات مؤتمرات الفيديو على ميزات مفيدة مثل مشاركة الشاشة ، والتي تتيح لك بسهولة عرض ما هو موجود على شاشتك للآخرين لتصفح العروض التقديمية أو قوائم المهام. تشمل الميزات الأخرى تسجيل الفيديو لإرساله بعد المكالمات بالإضافة إلى التكامل مع التقويم الخاص بك. بعض الأدوات مثل تكبير حتى أن يكون لديك خلفيات افتراضية إذا لم تكن مساحة عملك بالمنزل مثالية تمامًا.

تشمل أدوات مؤتمرات الفيديو الشائعة الأخرى ما يلي:

2. أدوات الدردشة

تشير أفضل ممارسات العمل عن بُعد إلى توخي الحذر من المكالمات غير الضرورية. هذا هو السبب في أن إجراء الدردشة في الوقت الفعلي هو أحد أفضل أدوات التعاون للفرق البعيدة - لا يزال بإمكانك التعامل مع المشكلات فور ظهورها ولكن دون مقاطعة تركيز أو جدول بعضكما البعض.

تساعد أدوات الدردشة أيضًا في التأكد من أن مشكلة مدتها خمس دقائق لا تصبح مكالمة مدتها 20 دقيقة - والتي ربما تكون قد عانيت منها من قبل.

فيما يلي بعض أدوات الدردشة الشائعة والمثبتة:

كيفية العمل عن بعد باستخدام تطبيقات الاتصال

نصيحة احترافية: في حين أن هذه الأدوات يمكن أن تكون نعمة حقيقية ، احذر من النقطة التي يمكن أن تصبح فيها لعنة. بعض الناس حيدات سحرية لا تشتت انتباههم أبدًا من قبل الأشخاص الذين يحاولون التحدث إليهم طوال اليوم أثناء وجودهم في المنطقة. لا يستطيع معظم الناس الارتباط بهذا.

تحقق لمعرفة ما إذا كانت الأداة التي تختارها تحتوي على وظيفة 'عدم الإزعاج' التي توقف قدرة فريقك على إزعاجك طوال اليوم. سيرون أنك غير متاح ، وستتمكن من الحصول على هذه الرسائل ومعاودة الاتصال بها عندما تعمل من أجلك.

الجميع يفوز.

3. أدوات إدارة المشروع

إذا كان العمل عن بُعد من المنزل يعني أنه يتعين عليك تغيير الطريقة التي تدير بها المهام والمشاريع ، فمن الأهمية بمكان التأكد من أن كل شيء يبقى منظمًا وأن الجميع يتحملون المسؤولية عن مشاركتهم. وإلا فإنك تطلب عمليًا نسيان المهام المهمة.

هذه هي الطريقة التي تنقذ بها أدوات إدارة المشروع اليوم. إنها تسمح لك بتقسيم المشاريع الكبيرة إلى أصغر وحدات بناء ممكنة وتخصيصها لأعضاء الفريق مع تواريخ الاستحقاق وجميع الملاحظات التي يحتاجون إليها.

أدوات إدارة المشروع

مصدر

على الرغم من وجود بعض أدوات إدارة المشاريع القوية (فكر في الأدوات المخصصة للشركات الدولية) ، إلا أنها ليست ضرورية دائمًا لإنجاز المهمة.

إليك بعض أدوات إدارة المشاريع 'المبتدئة' لاستكشافها:

4. متعقبات الوقت

بينما أظهرت العناصر السابقة لدينا بعضًا من أفضل أدوات التعاون للفرق البعيدة ، فإن أدوات تعقب الوقت هي حقًا لمصلحتك الخاصة (أو شيء يمكنك مشاركته مع الآخرين لمصلحتهم الخاصة!).

يمكن أن تساعد هذه الأدوات بشكل كبير في الحفاظ على الإنتاجية ، خاصة عندما لا تزال تتعلم كيفية التوفيق بين مليون شيء آخر في حياتك الشخصية بالإضافة إلى التنقل في العمل أيضًا. يمكنك البدء بمؤقت بسيط ، أو استخدام أداة أكثر تعمقًا يمكنها تسجيل الوقت لمشاريع مختلفة أو تتبع إخراج الفريق بأكمله.

إحدى النصائح البسيطة المفضلة لدي للعمل عن بُعد هي ضبط مؤقت بزيادات قدرها 30 دقيقة ، والاستراحة لمدة خمس أو 10 دقائق بينهما. من خلال تقسيم يوم طويل إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للهضم ، يمكنني أن أبقى مركزًا بالليزر على المهمة الحالية بدلاً من محاولة غمس أصابع قدمي في أشياء كثيرة في وقت واحد. (أو قم بتسجيل الدخول إلى Facebook للتمرير بلا تفكير خلال موجز ويب الخاص بي).

فيما يلي بعض أدوات تتبع الوقت للأفراد والمجموعات:

تعلم كيفية العمل عن بعد هو كل شيء عن الصبر

كما اكتشفت الآن ، فإن العمل عن بُعد من المنزل هو وحش مختلف تمامًا عما اعتاد عليه معظمنا. إذا كنت تشعر بالإرهاق أو الإحباط أو الإرهاق في محاولة العثور على أخدودك الخاص ، فقط تذكر أن تجربتك طبيعية تمامًا.

أكبر عنصر في الصيغة هو الوقت - ما عليك سوى الاستمرار في المحاولة حتى تجد الإرشادات والعمليات والأدوات التي تناسبك أنت وفريقك بشكل أفضل.

وإذا كنت تشعر أنك لست منتجًا أو فعالًا كما كنت تعتقد أنك ستفعل الآن ، فهذا طبيعي أيضًا! ليس من السهل أن تُلقى في عالم العمل عن بُعد ، خاصة إذا كان لديك قائمة كبيرة من الأشياء الشخصية التي يجب الاهتمام بها فوق كل ذلك.