مقالة - سلعة

كيفية إدارة فريق بعيد: دليلك للقيادة الافتراضية

إدارة فريق صعبة بما يكفي شخصيًا. ولكن الآن ، يواجه المديرون في جميع أنحاء العالم المجال الجديد للقيام بكل ذلك عبر الإنترنت.





بالنسبة للبعض ، هذا مؤقت. لكن بالنسبة للكثيرين ، العمل الجماعي عن بعد لن تذهب إلى أي مكان في المستقبل المنظور. حتى بعد هدوء الغبار وخلفنا الوباء ، فإن الحاجة إلى إدارة فريق بعيد بشكل فعال ستستمر إلى حد ما.

يأتي العمل مع الفرق البعيدة مع الكثير من العقبات الكلاسيكية لحياة المدير. لكنه يقدم أيضًا بعض الأشياء الجديدة المثيرة للاهتمام.





وستفصل بعض هذه العقبات مديري الفريق البسطاء عن القادة الحقيقيين. التنظيم والإرشادات أكثر أهمية من أي وقت مضى - ولكن الأمر كذلك هو أن تكون داعمًا ومتفهمًا ومرنًا.

ضع في اعتبارك هذه المقالة مجموعة أدواتك لإدارة العمال عن بعد. سنلقي نظرة على بعض أكبر التحديات التي يواجهها 'القادة الافتراضيون' اليوم ، بالإضافة إلى بعض أفضل الممارسات والأدوات التي يمكنك استخدامها للتغلب على تلك التحديات وقيادة فريقك إلى المجد.


OPTAD-3

دعنا نذهب اليها.

محتويات المشاركة

لا تنتظر من شخص آخر أن يفعل ذلك. وظف نفسك وابدأ في استدعاء اللقطات.

ابدأ مجانًا

تحديات إدارة الموظفين عن بعد

تحديات إدارة الموظفين عن بعد

أفضل حجم للصورة لمنشور على الفيسبوك

مصدر

قبل أن تتسخ أيدينا بالحلول ، دعنا نلقي نظرة فاحصة على التحديات الرئيسية لإدارة الموظفين عن بُعد: الهيكل والتواصل والإنتاجية والثقة.

1. الهيكل

نحن مخلوقات من العادة. من ذلك الصباح الباكر إلى جلسة إحاطة بعد الظهر للاستلقاء على الأريكة بعد يوم طويل ، فإن روتيننا متسق إلى حد كبير.

ولكن الآن بعد أن أصبح الكثير من الناس يعملون من المنزل ، فإن هذا كله مقلوب. يبدو الأمر كما لو أنهم مضطرون إلى ذلك ابحث عن روتين جديد تمامًا ، علاوة على الضغوط الجديدة للتوفيق بين الحياة الشخصية والمهنية داخل نفس الجدران. ناهيك عن التعليم المنزلي .

استخدم مجموعة كاملة من الأدوات الافتراضية الجديدة ، وطرق الاتصال ، وبيئة جديدة ، ولا عجب أن إدارة الفرق البعيدة يمكن أن تكون مثل هذه الزوبعة.

2. الاتصالات

يتفق معظم الناس على أن التواصل وجهًا لوجه هو الأسهل. اعتاد المحترفون على التجول في مكتب زملائهم في العمل وتسوية المشكلة في دقيقة واحدة.

الآن ، أصبحت صناديق البريد الوارد لدينا غارقة في المياه أكثر من أي وقت مضى ، ونحن نتواصل مع بعضنا البعض باستمرار من خلال أدوات المراسلة. مع انتقال تدفق الاتصالات بشكل كبير إلى التكنولوجيا ، يجد الكثيرون أنه من الصعب التعاون والحصول على الإجابات التي يحتاجون إليها في الوقت الذي يحتاجون إليه.

3. الإنتاجية

عندما تجمع بين الافتقار إلى البنية والكتل في الاتصال ، تولد مشكلات الإنتاجية. هذا ينطبق على بيئة العمل ، ولكن يتم تضخيمها في بيئة شخصية حيث توازن الحياة مع العمل أكثر أهمية من أي وقت مضى.

لا أعرف شيئًا عنك ، لكنني أكون أكثر وضوحًا وكفاءة عندما أكون في بيئة يمكنني فيها مشاركة هذا التركيز مع الأشخاص ذوي التفكير المماثل. هذه ميزة كبيرة لكونك في مكتب ... لكنها اختفت الآن.

وماذا تم استبداله؟ في نفس المكان الذي نأكل فيه الآيس كريم على الأريكة ، نأخذ قيلولة عشوائية ، ونفكر 'يجب أن أصل إلى ذلك حقًا' عندما نرى كومة ضخمة من الغسيل غير المطوي.

تحدث عن الإشارات المختلطة.

أماكن العمل عن بعد

4. الثقة

عند إدارة الفرق البعيدة ، من الأهمية بمكان أن تكون قادرًا على الحفاظ على شعور فريقك بالثقة والموثوقية والعمل الجماعي والثقة العامة بأنك تدعمهم.

ولكن عندما يتدافع الجميع للعثور على أدوات وعمليات جديدة - ثم توصيلهم جميعًا بكفاءة - يصبح فقدان هذه الثقة أسهل من أي وقت مضى.

ال البحث عن هذا لم يتغير إما: قيادة الفرق البعيدة تكون أصعب بكثير عندما لا يشعر فريقك أنك على اتصال باحتياجاتهم ورغباتهم.

علاوة على ذلك ، تحتاج إلى حساب جميع تحديات الصحة العقلية والبدنية الإضافية التي تأتي مع أزمة الصحة العامة العالمية.

سهل وبسيط: يحتاج المديرون إلى العمل بجدية أكبر من أي وقت مضى لدعم فرقهم.

أفضل ممارسات الفرق البعيدة

1. حدد وقت تسجيل الوصول اليومي أو الأسبوعي

تمامًا مثل اجتماعات فريق العمل المنتظمة في المكتب ، قم بتحويل هؤلاء الأطفال إلى مكان افتراضي. قد ترغب في إضافة المزيد من عمليات تسجيل الوصول حتى يجد فريقك تدفقهم وتصل الأشياء إلى أقصى درجات السلاسة. بعد ذلك ، يمكنك إعادة التقييم واختيار التقليص إذا رأيت ذلك مناسبًا.

للبدء ، أوصي تحديد اجتماع يومي لمدة 15 دقيقة فقط (حسب حجم فريقك بالطبع).

في هذه الاجتماعات ، يمكنك الذهاب في دائرة. يمنح هذا كل عضو في الفريق الفرصة ليقول:

  • ما هو على طبقهم لليوم أو الأسبوع
  • إذا كان لديهم أي عقبات حالية تمنعهم من إنجاز أي مهام أو مشاريع
  • ما يحتاجونه من أعضاء الفريق الآخرين لإزالة تلك العقبات أو لتسريع الأمور

حاول أن تجعل الوقت مناسبًا للجميع ، مثل الساعة 10 أو 11 صباحًا إذا كان لديك يوم عمل عادي من 9 إلى 5. هذا يمنحهم بعض الوقت تكون منتجة بمفردها ولكن لا يزال يسمح لهم بالتعامل مع عقباتهم مبكرًا حتى يكون لديهم الوقت لإنجاز الأمور.

كيفية إدارة العمل عن بعد للفرق

مصدر

2. اكتب سير العمل والعمليات والأدوار

يمكن أن يصبح العمل مع الفرق البعيدة معقدًا حقيقيًا وبسرعة حقيقية. أثناء قيامك بتحويل جميع عملياتك الداخلية إلى افتراضية ، هناك الكثير من الخطوات والعناصر التي يمكن أن تقع بين الشقوق.

أفضل طريقة للتأكد من أن كل شيء يتدفق بسلاسة هي التخطيط قدر الإمكان. وأنا لا أقصد في رأسك.

كيفية عمل رموز تعبيرية على الكمبيوتر

خلق المستندات المادية التي تعطي تعليمات خطوة بخطوة حول كيفية إنجاز الأشياء ، ومتى ينبغي القيام بها ، ومن ينبغي أن يفعلها.

قد تشمل هذه الوثائق:

  • قوائم مرجعية لكل عنصر من عناصر المشروع أو المهمة
  • 'كتيبات التشغيل' التي تتعمق في البروتوكولات والعمليات
  • مخططات التدفق التي توضح ما يجب القيام به في الظروف المتغيرة
  • النماذج ، مثل نصوص التوعية أو التقارير ، يمكن لأعضاء الفريق تعبئتها بسهولة

ضع هذه المستندات على مساحة Drive مشتركة أو نظام أساسي لإدارة المشروع ، بحيث يمكن لأي شخص الوصول إليها في أي وقت.

تقطع أدوات إدارة الفريق عن بُعد سهلة الاستخدام هذه شوطًا طويلاً في التأكد من أن أعضاء الفريق ليسوا في مأزق في انتظار المعلومات التي كانت تتطلب في السابق سؤال شخص آخر.

3. اسأل بشكل استباقي كيف يمكنك دعم كل شخص

اعتاد الجميع على التأرجح الجديد للأشياء. لا أحد يعتقد أن هذا مذهل ومنسم.

لإدارة فريق بعيد بشكل فعال ، يجب أن تُظهر لفريقك أنك تفهم تجاربهم. تحتاج أيضًا إلى إظهار التعاطف والمراعاة والاستعداد لمحاولة مقابلتهم في منتصف الطريق.

بدلًا من انتظارهم للشكوى من الأشياء السيئة ، اسألهم كيف يمكنك جعل الأشياء تمتص بشكل أقل. هناك عدة طرق يمكنك من خلالها الحصول على التعليقات بشكل استباقي:

  • مرة واحدة في الأسبوع خلال اجتماع المجموعة ، اسأل الجميع 'درجة سعادة الفريق' على مقياس من واحد إلى عشرة.
  • اعقد اجتماعات فردية دورية حتى يتسنى لكل عضو في الفريق التعبير عن أفكاره بثقة.
  • أرسل استطلاعات الرأي باستخدام أداة مثل نماذج جوجل أو قرد المسح .

اسأل كل شخص عن الأشياء التي قام بها فريقك بشكل جيد والأشياء التي يمكنهم تحسينها. اطرح نفس الأسئلة عن نفسك كقائد.

بعد ذلك ، افعل ما في وسعك للمساعدة في سد الفجوات وتعزيز شعور أقوى بالمجتمع والتعاون والثقة بأنك تبذل قصارى جهدك لرعايتها.

أفضل ممارسات الفرق البعيدة

مصدر

4. تحقيق التوازن بين القواعد والاستقلالية

هل ذكرت أن الآن هو وقت غريب للجميع؟

لكل شخص ظروفه الخاصة وجدوله اليومي الذي يجب اتباعه. يتم تضخيم هذا للأشخاص الذين يعيشون مع أطفال صغار وغيرهم من أفراد الأسرة أو رفقاء السكن ، والذين يعيشون الآن جميعًا مكتظين في المنزل.

سوف يزدهر بعض الناس باستقلالهم الجديد. سيكره البعض كل شيء.

تعلم كيفية إدارة فريق بعيد يعني تحقيق توازن دقيق. من ناحية ، يجب أن تكون استباقيًا في وضع هيكل واضح وقوي لكيفية القيام بالأنشطة اليومية وكيف ينبغي القيام بها.

من ناحية أخرى ، سوف تحتاج إلى إتاحة مجال للمناورة للناس يجدون تدفقهم وطقوسهم الخاصة - ومعرفة كيف يتناسب العمل مع إدارة حياتهم الشخصية.

إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها القيام بذلك هي وضع أطر عمل تفصيلية لكيفية إكمال المشاريع ، مع التركيز أكثر على الأهداف النهائية بدلاً من الوقت الذي تحتاجه كل خطوة لإنجازها.

بعبارة أخرى: احتفظ بهذه المستندات الشاملة من النصيحة رقم 2 ، ولكن استخدم أفضل حكم لك في وضع المطرقة عندما لا يلتقي الأشخاص بكل التفاصيل.

أفضل الأدوات للفرق البعيدة

ستجد أن تطبيق كل هذه الممارسات الفضلى سيكون كذلك طريق أسهل عندما يكون لديك أدوات إدارة العمل عن بُعد المناسبة.

لنستعرض بعض الأدوات والبرامج الأكثر شيوعًا لمساعدة فريقك في الوصول إلى كفاءة الوضع الوحشي.

1. تكبير

ربما سمعت الكثير عنهاتكبيرإذا كنت لا تستخدمه حتى الآن. كان شائعًا قبل أن ينتشر الوباء ، لكن استخدامه زاد بشكل كبير. يمكنك تأكيد ذلك من خلال مقدار ميمات Zoom التي تمتلئ بها الإنترنت الآن.

أفضل الأدوات للفرق البعيدة

يقدم Zoom حسابًا مجانيًا يتيح لك الالتقاء لمدة تصل إلى 40 دقيقة مع عدد غير محدود من الأشخاص. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استضافة ما يصل إلى 100 مشارك.

كيف يكون لديك حساب انستغرام جيد

اثنين. تثاقل

تثاقلهي أداة أخرى من أدوات إدارة الفريق عن بُعد التي تراها في كل مكان. وهذا لأنه رائع.

إنه بديل رائع لرسائل البريد الإلكتروني ، حيث قد تحتاج إلى الانتظار لساعات لشيء قد يستغرق 15 ثانية للدردشة حوله.

يمكنك إنشاء قنوات لتقسيم الموضوعات ، مثل قناة لكل عميل من عملاء الخدمة أو قناة لكل قسم في شركتك. يتيح لك Zoom أيضًا دمج أدوات مشاركة الملفات وإجراء مكالمات صوتية أو مكالمات فيديو.

Slack للفرق البعيدة

3. تريلو

تريلوهي أداة بسيطة ولكنها جميلة لإدارة المشاريع تسمح لك بتقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام فردية حتى لا يترك أي شيء وراءك.

يستخدم برنامج إدارة الفريق عن بُعد هذا طريقة كانبان ، مما يساعدك على تصور سير العمل بدلاً من النظر إلى الجدران النصية الطويلة والمملة وقوائم المهام.

يمكنك بسهولة معرفة مكان وجود الجميع في مشروعهم ، مما يعزز التواصل دون الحاجة إلى حث كل عضو في الفريق على تحديث الحالة. وكل ذلك مزود بوظيفة السحب والإفلات فائقة البساطة.

أدوات إدارة الفريق عن بعد

أربعة. LastPass

هل اضطررت يومًا إلى الانتظار طوال اليوم بعد أن طلبت من أحد أعضاء الفريق كلمة مرور واحدة؟ لدي ، وهو الأسوأ.

أداة إدارة كلمات المرور مثلLastPassطريقة رائعة للاحتفاظ بكل شيء في مكان واحد آمن ، حيث يمكن لأي شخص الوصول إليه في أي وقت يحتاجون إليه.

يتمتع برنامج إدارة الفريق عن بُعد هذا بمراجعات رائعة والكثير من الثقة في المجال ، لذلك لا داعي للقلق بشأن السلامة. فقط أدخل جميع كلمات المرور الخاصة بك وكن مطمئنًا أنه لن يتم اختناق أي شخص عند تسجيل الدخول مرة أخرى.

برنامج إدارة الفريق عن بعد

5. ودود

إذا وجدت أنت وفريقك أنفسكم فجأة تغرقون في اجتماعات Zoom ، فهي أداة جدولة مثلودوديمكن أن تساعدك في إدارة مواعيدك - ووقتك الثمين.

يتكامل مع التقويم الخاص بك في Google أو iCloud أو Office365 أو Outlook ويقوم تلقائيًا بتحديث التوافر بناءً على تفضيلاتك. وبعد ذلك ، يمكن لأي شخص يريد الدردشة معك اختيار وقت من المواضع المتاحة لديك.

لا مزيد من رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا. مجرد إبحار سلس ومزيد من الوقت للعمل الحقيقي.

ودية عن بعد

6. زابير

إذا كنت مستعدًا لرفع مستوى لعبتك الفعالة ،زابيرلديها الكثير من الوظائف لأتمتة مختلف جوانب عملياتك.

يتكامل برنامج إدارة العمل عن بُعد هذا مع أكثر من 2000 تطبيق آخر ويربطها. إنه ينقل المعلومات بحيث يمكنك الاستمرارية دون الحاجة إلى إضافة نفس المعلومات يدويًا إلى أماكن مختلفة.

يمكنك تعيين 'المشغلات' بحيث يتم تنفيذ إجراء ما عند حدوث شيء واحد. فيما يلي عدد قليل من عشرات الآلاف من الأمثلة:

  • احفظ ملفًا في Dropbox بعد أن يرسله شخص ما إليك في Slack
  • انشر تلقائيًا مقالات WordPress الجديدة على LinkedIn
  • أرسل بريدًا إلكترونيًا عبر Gmail عند تحديث صف 'جداول بيانات Google'
  • قم بإنشاء بطاقة Trello جديدة من حدث تقويم Google

هناك الكثير من الاحتمالات. تحقق من ذلك ، وانظر بنفسك.

انطلق

إدارة الفرق البعيدة مثل الزعيم

لا يفاجأ أحد بسماع أنك قد تواجه أنت وفريقك بعض التحديات الإضافية أثناء التنقل في الوباء والتحول إلى العمل الافتراضي.

سيتطلب تعلم كيفية إدارة العمل عن بُعد لفريقك أن تصعد إلى لوحة القيادة ببعض الطرق الكبيرة. ستكون بعض هذه الطرق مألوفة ، لكن البعض الآخر سيبدو جديدًا تمامًا.

ما هو التفاعل الإعلامي على تويتر

الأمر كله يتعلق بالطريقة التي تتعامل بها معها.

أفضل لعبة افتراضية القادة نسعى باستمرار لتحقيق التوازن بين التفكير المستقبلي والتخطيط والكفاءة مع القليل من الإبداع والمرونة والتعاطف مع تجارب الفريق.

لا تحتاج حتى إلى تحقيق هذا التوازن بشكل مثالي. مجرد العمل على تحقيق ذلك كل يوم يصنع الفارق.

تريد معرفة المزيد؟



^